BRANCHENLÖSUNG
Datenschutz für Steuerberater: Mandantendaten schützen
Steuerberater verarbeiten hochsensible Finanzdaten ihrer Mandanten. Die DSGVO und das Steuergeheimnis stellen besondere Anforderungen an den Datenschutz in der Steuerberatung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie beides rechtssicher umsetzen.
97% der Kanzleien betroffen · § 203 StGB Schweigepflicht · 10 Jahre Aufbewahrungspflicht · bis 20 Mio. € Bußgeld
Warum Datenschutz für Steuerberater besonders wichtig ist
Steuerberater unterliegen neben der DSGVO auch dem Steuergeheimnis nach § 203 StGB. Sie verarbeiten täglich Finanzdaten, Steuerbescheide, Gehaltsabrechnungen und weitere hochsensible Informationen. Ein Datenschutzverstoß kann nicht nur zu Bußgeldern führen, sondern auch den Verlust der Berufszulassung bedeuten. Zudem erwarten Mandanten höchste Vertraulichkeit.
Typische Herausforderungen in der Steuerkanzlei
DATEV und Cloud-Lösungen
Sichere Nutzung von DATEV Unternehmen online, SmartTransfer und weiteren Cloud-Diensten im Einklang mit der DSGVO.
Mandantenportale
Datenschutzkonforme Bereitstellung von Dokumenten über digitale Mandantenportale und Austauschplattformen.
Homeoffice & mobiles Arbeiten
Sicherer Zugriff auf Mandantendaten von zu Hause oder unterwegs, ohne die Vertraulichkeit zu gefährden.
Aufbewahrungsfristen
Korrekte Umsetzung der steuerlichen Aufbewahrungsfristen (6 bzw. 10 Jahre) im Einklang mit dem Recht auf Löschung.
Datenübermittlung an Behörden
Rechtssichere elektronische Übermittlung von Steuerdaten an Finanzämter und Sozialversicherungsträger.
Mitarbeiter-Sensibilisierung
Schulung von Kanzleimitarbeitern im Umgang mit vertraulichen Mandantendaten und Phishing-Prävention.
Datenschutz-Checkliste für Steuerberater
- Verarbeitungsverzeichnis für alle Mandantendaten erstellt
- Auftragsverarbeitungsverträge mit DATEV und Cloud-Anbietern abgeschlossen
- Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert
- Mitarbeiter auf Vertraulichkeit verpflichtet und geschult
- Datenschutzerklärung für Kanzlei-Website aktuell
- Löschkonzept mit steuerlichen Aufbewahrungsfristen erstellt
- Mandanteninformation nach Art. 13/14 DSGVO bereitgestellt
- Homeoffice-Richtlinie mit Datenschutzregelungen vorhanden
- Datenschutz-Folgenabschätzung für neue Verfahren geprüft
- Regelmäßiges Datenschutz-Audit durchgeführt
Bußgelder und Risiken
Bis 20 Mio. € DSGVO-Bußgeld
Bei schwerwiegenden Verstößen gegen die DSGVO drohen Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des Jahresumsatzes.
Berufsrechtliche Folgen
Verstöße gegen das Steuergeheimnis können zum Widerruf der Bestellung als Steuerberater führen.
Reputationsschaden
Datenschutzvorfälle führen zu Vertrauensverlust und können den Verlust wichtiger Mandanten bedeuten.
So hilft LUTOP Steuerberatern
DSB-Ausbildung für Steuerberater
Werden Sie selbst Datenschutzbeauftragter für Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten – praxisnah und auf die Steuerberatung zugeschnitten. Zur Ausbildung
Fertige Vorlagen & Checklisten
Verarbeitungsverzeichnis, TOM-Dokumentation und AVV-Muster speziell für Steuerkanzleien. Sofort einsetzbar.
Datenschutz-Software
Alle Tools für die tägliche Datenschutzarbeit: Verarbeitungsverzeichnis, DSFA und Vorfallmanagement. Zur Software
Externer Datenschutzbeauftragter
Wir übernehmen die Funktion des externen DSB für Ihre Kanzlei – rechtssicher und mit Branchenkenntnis.
Mandanten-Beratung
Bieten Sie Ihren Mandanten Datenschutzberatung als Zusatzleistung an und erschließen Sie neue Einnahmequellen.
Wöchentliche Updates
Im Live-Coaching-Call informieren wir Sie über aktuelle Entwicklungen, die für Steuerberater relevant sind.
Sofort umsetzbare Praxistipps
- DATEV-Berechtigungen prüfen: Überprüfen Sie vierteljährlich die Zugriffsrechte in DATEV Unternehmen online.
- E-Mail-Verschlüsselung aktivieren: Versenden Sie sensible Mandantendaten nur verschlüsselt oder über das Mandantenportal.
- Papierakten sicher vernichten: Aktenvernichter ab Sicherheitsstufe P-4, bei größeren Mengen zertifizierter Dienstleister mit AVV.
- Mandantenportal statt E-Mail: Sicherer Dokumentenaustausch reduziert Fehlversendungen und erfüllt die Vertraulichkeitsanforderungen.
Relevante Rechtsgrundlagen
DSGVO (insb. Art. 6, 9, 28, 30, 32) · BDSG (§ 26) · § 203 StGB (Steuergeheimnis) · AO §§ 146, 147 · StBerG · GoBD
FAQ: Datenschutz für Steuerberater
Braucht jede Steuerkanzlei einen Datenschutzbeauftragten?
Ein DSB ist Pflicht, wenn mindestens 20 Personen ständig mit automatisierter Datenverarbeitung beschäftigt sind – bei Kanzleien wegen der umfangreichen Verarbeitung sensibler Finanzdaten aber oft auch schon früher empfehlenswert.
Dürfen wir DATEV Unternehmen online nutzen?
Ja – mit abgeschlossenem Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentierten TOMs ist der Einsatz DSGVO-konform möglich.
Wie lange dürfen wir Mandantendaten aufbewahren?
Es gelten die steuerlichen Aufbewahrungsfristen von 6 bzw. 10 Jahren (AO/GoBD). Danach greift das Recht auf Löschung – ein Löschkonzept bringt beides zusammen.
Was passiert bei einem Datenschutzvorfall in der Kanzlei?
Meldepflichtige Vorfälle müssen binnen 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Mit Vorlagen und klaren Prozessen sind Sie vorbereitet.
Können wir Datenschutz als Zusatzleistung anbieten?
Ja – viele Kanzleien erweitern ihr Portfolio um Datenschutzberatung. Die Ausbildung zum externen DSB liefert dafür die Grundlage.
Datenschutz für Steuerberater richtig umsetzen
Lassen Sie sich von unseren Experten beraten oder bilden Sie sich selbst zum Datenschutzbeauftragten aus. Wir zeigen Ihnen den besten Weg.